Cómo ordenar tu escritorio para ser más productivo y trabajar mejor
El escritorio es el sitio donde mucha gente pasa la mayor parte del día. Sentirse cómodo en el puesto de trabajo puede marcar la diferencia entre ser más o menos productivo. Sin embargo, a menudo cuesta gestionar tan poco espacio de un modo eficiente, hasta el punto de que a veces llega a convertirse en un lugar imposible, que solo consume tiempo y energía, en vez de ser una máquina de producir ideas.
Para disponer de un buen lugar de trabajo es importante analizar bien las necesidades, el espacio disponible y el método de organización que utilizas. Si tu escritorio está perfectamente ordenado, sin distracciones ni papeles por todos lados, ¡enhorabuena! Eres de los pocos que lo consigues. Si no, a continuación vamos a abordar un método básico para conseguirlo.
En primer lugar, replantéate si tu espacio de trabajo es funcional con el método de las 5S, denominado así por sus iniciales en japonés: clasificación, orden, limpieza, estandarización y mantenimiento de la disciplina. Este sistema se inventó hace años en las cadenas de montaje japonesas y, viendo lo ordenados que son, parece ser infalible.
A continuación, pregúntate cómo te gustaría trabajar y asegúrate de que tus cosas estén a tu servicio, es decir, que trabajen para ti y no a la inversa. Si puedes, vacía tu despacho y empieza de cero. Analiza si la orientación de la mesa es la correcta, la posición y la altura de la silla, pon una lámpara adecuada y orden en los cables. Solo tú sabes cómo ponerte cómodo. Una vez hecho lo básico, hay que construir un sistema funcional diseñado a medida únicamente para ti.
Invierte un poco de tiempo en acotar qué es lo que realmente necesitas. Te darás cuenta de que siempre hay algo que sobra o que no tiene por qué estar en ese lugar. Descarta, archiva o devuelve a su sitio todo lo que no uses habitualmente. Vuelve a colocar tus objetos imprescindibles o preferidos de uno en uno, analizando muy bien su función. El resto lo puedes tirar sin miedo. Y para que superes este temor, te vamos a contar un secreto: piensa que sólo usamos un 20% de lo que tenemos.
Elige el sitio ideal y lógico para cada objeto. Primero, deja un espacio suficiente de superficie libre para trabajar. Luego asigna un lugar para cada familia de objetos, dependiendo de la frecuencia de uso. Lo que utilizas diariamente debe estar al alcance de la mano. El resto puede estar en cajones, baldas o cajas, en un sitio donde no moleste. Finalmente, las carpetas y documentos que sólo se tocan una vez al año, tienen que estar guardados y bien identificados y no ocupar espacio de superficie en la mesa.
Ahora que tienes todo organizado en su sitio, es recomendable que lo etiquetes. Así te será más fácil tanto localizar las cosas como volver a ponerlas en su sitio posteriormente. Puedes utilizar separadores de cajones, archivadores, sistemas de colores… cualquier método que te ayude a identificar con claridad las cosas y que facilite su uso.
Reciclar papel es una cuestión fundamental en una oficina, así que es conveniente pensar en estrategias para que esta acción sea fácil. Una sencilla caja al lado de la papelera, o a los pies de la impresora, por ejemplo, será clave para invitar a la separación del papel de otros residuos.
Dedica cinco minutos a la semana a que el escritorio se mantenga como lo hemos dejado tras esta reorganización y a la larga ganarás un montón de tiempo. Elige un día de la semana y la hora más apropiada y trata de que se convierta en una costumbre. No tiene por qué ser el lunes por la mañana o los viernes a última hora, éste último de hecho es un momento con pocas probabilidades de éxito… Sólo necesitas cinco minutos para reorganizar y descartar lo que ya no te sirva. Si no, empezará a acumularse y esos cinco minutos igual terminan convirtiéndose en 50.
Este hábito te hará ganar mucho tiempo, facilitando que encuentres lo que buscas a la primera y evitando distracciones. Aunque estos consejos parecen de cajón, siguiéndolos notarás la diferencia en tu espacio de trabajo.
