La reunión más productiva del mundo

Mi quinta y última titulación universitaria la cursé en Bélgica, en Bruselas. Fue en Relaciones Internacionales. Me imagino que el sueño de muchos de los universitarios que estudian relaciones internacionales es recibir una llamada de la ONU. A mí esa llamada me llegó incluso antes de acabar mis estudios, por lo que el día de la llamada, más que cara de felicidad se me quedó cara de tonto mientras me frotaba los ojos para darme cuenta del sueño tan grande que acababa de hacerse realidad en mi vida.

Llegué a la ONU con ganas de mejorar el mundo y convencido de que formaba parte de la máxima autoridad supranacional a nivel mundial, por lo que concluí que estaba ingresando en la organización perfecta. Lo primero es cuestionable, ya que la ONU está a las órdenes de los países que la financian y no al revés, y lo segundo directamente era un caso clínico de miopía aguda por mi parte. No, no estoy diciendo que perdí mi fe en el organismo. De hecho, yo era muy fan del papel tan importante que juega en el mundo las Naciones Unidas tanto antes de entrar a formar parte de ella como incluso después, por lo que sigo siendo fan y no detractor, pero hay una cosa que cambiaría por encima de todas: la eficiencia de las reuniones de los equipos que trabajan en su seno, o mejor dicho, la falta de ella.

Algunas de esas reuniones, al menos cuando yo trabajé allí, eran largas, aburridas, con un número de asistentes excesivo y tremendamente ineficientes. La gente, los directivos en realidad, suelen pensar que si en una reunión de dos horas se acaban desperdiciando 60 minutos, tampoco es tan grave, ya que, después de todo, sólo se trata de una hora, pero este planteamiento tiene un problema. Si se trata de una reunión con veinte personas, no se ha desperdiciado una hora, sino veinte, y si en lugar de desperdiciarse la mitad de la reunión se desperdicia la reunión entera, estaríamos hablando de 40 horas malgastadas; una semana de trabajo de un empleado. Y todo sólo por un problema de falta de organización.

Si tuviera que hacer una propuesta a la ONU, o a cualquier entidad, para que sus reuniones sean más eficaces (resultados) y más eficientes (velocidad), estas serían mis seis sugerencias.

Primera. Siempre debe haber un facilitador. Él es el encargado de asegurarse que se implementan los cinco puntos restantes. Imaginemos que tú eres el facilitador y que debes organizar una reunión de trabajo de dos horas con 10 personas. El punto dos, el más rompedor, te dará una fórmula mágica para reducir una reunión de dos horas a la mitad y conseguir exactamente lo mismo.

Segunda. No tengas un único grupo de asistentes, sino tres, el A, el B, y el C. El grupo B incluye a todos los asistentes. El grupo A incluye sólo a una parte y el grupo C incluye a otra parte. En lugar de convocarlos a una reunión de dos horas, convócalos a una reunión de una, pero a horas distintas. El grupo A, a las 10. Y el grupo C, a las 10.30. Ahora viene lo interesante. Fíjate en lo que sucederá con el tiempo:

A las 10 h " Sólo grupo A.

A las 10.30 h " Todos.

A las 11 h " Sólo grupo C (porque A ya se habrá ido).

A las 10 se tratarán sólo los temas que afecten al grupo A, a las 10.30 los temas que afecten a todos, y a las 11 sólo los temas que afecten al grupo C. Tú, que eres el facilitador, no tendrás que invertir dos horas en la reunión, sino noventa minutos, y ellos, sólo sesenta, ya que con este formato el grupo A podrá irse a las 11 y el grupo C no tendrá que llegar hasta las 10.30.

¿Por qué las empresas no hacen esto? Porque para los organizadores es más fácil invitar a todos a las 10 que decidir quién debe formar cada grupo, ya que esto requiere pensar.

Tercera. NUNCA empieces una reunión sin un orden del día. Un orden del día es una lista de temas con un límite de tiempo para cada uno. Si no hay un número concreto de temas y un número concreto de minutos, adivina quién será el rey de la reunión: su mayor enemigo. La dispersión.

Cuarta. NUNCA empieces una reunión sin un contador de tiempo para cada intervención, y a ser posible que no sea un cronómetro, sino un temporizador de cuenta atrás. Que la gente sepa de cuántos minutos dispone y cuántos le quedan es importante por un motivo: es un repelente contra las divagaciones, o lo que es lo mismo, garantiza que se mantenga el FOCO en todo momento. Y tener foco equivale a obtener resultados.

Quinta. Cuando a un interviniente se le agote el tiempo que se le había concedido y este solicite más, hay una pregunta sutil pero eficaz que el facilitador debería formular: «¿cuántos minutos más necesitas?». Si de nuevo se queda sin tiempo, se le vuelve a formular la pregunta y otra vez se le concede el tiempo. Aunque pueda parecer que eso provocaría un abuso de solicitudes, realmente lo que provoca es un aumento de la conciencia de cuánto tiempo su intervención está tomando, y el resultado de que solicite un tiempo que en teoría no le corresponde hará que el participante reduzca su intervención.

Y sexta. Cuando se hayan tratado todos los temas, la gente se pondrá en pie y se dispondrá a retirarse. Ese es el momento más crucial. Es entonces cuando el facilitador, tú, deberás poner los brazos en alto y decir: «¡Stop!», para luego impedir que nadie se marche hasta que no se haya dado respuesta a las tres preguntas más importantes.

Estas preguntas son:

1) ¿Qué conclusiones sacamos de esta reunión?

2) ¿Cuál es el siguiente paso (o pasos)?

3) ¿Cuándo y quién se encargará de darlo?

Nadie debería moverse hasta que no se haya dado respuesta a esas tres preguntas. De hecho son más importantes ellas que el resto de la reunión.

Cuando 8Belts empezó a despegar, yo pasé de estar encerrado en mi casa creando la metodología a estar sentado con empresarios sobre los que meses antes leía en la prensa económica. Y no es de extrañar que yo creyese que, por el mero hecho de estar arriba, su forma de conducir las reuniones sería la más eficiente del mundo.

Me equivoqué.

No sólo no era la más eficiente, sino que era mucho menos eficiente que la manera en la que nosotros, una empresa diminuta que acababa de nacer, llevábamos a cabo las nuestras.

#LaInteligenciadelÉxito

Lo contrario de hacer las cosas del modo más inteligente

es hacerlas del modo más habitual.

@Anxo

El bagaje que obtuve de todas estas experiencias que fui acumulando me permitió extraer varias conclusiones al respecto de la eficacia en el trabajo. La primera es que las empresas grandes no son excelentes por el mero hecho de ser grandes. La segunda es que las empresas pequeñas por supuesto que pueden aprender mucho de las grandes, pero si las primeras hacen algo bien que las segundas hacen mal, entonces las grandes también pueden aprender de las pequeñas. La tercera es que un poco de foco produce enormes resultados. Y la cuarta es que da igual lo pequeño que seas. Si decides que la excelencia y la eficiencia son una prioridad y pones foco en ello, estarás consiguiendo algo que el 90% de las empresas no consigue.