¿Cómo aprovechar el tiempo para ser más productivo?
Seguramente, la mayoría de nosotros se ha cerrado muchas puertas por falta de tiempo: tanto laborales como de ocio. Y ese déficit de minutos en nuestra vida viene predeterminado en la mayoría de los casos por una mala gestión de las tareas que tenemos. No las organizamos, las vamos haciendo a medida que surgen y esa es una conducta que tenemos que corregir.
Para ello, y para empezar, tenemos que ser conscientes de cuáles son las acciones que realizamos habitualmente que nos reportan un mayor beneficio, las tareas de Alta Rentabilidad (AR), como yo las llamo. Si nos ceñimos al entorno empresarial, éstas podrían corresponderse a mantener reuniones con posibles inversores, o a realizar visitas a clientes. A ellas debemos dedicarle más minutos a la semana que a las de Baja Rentabilidad (BR), que son necesarias para que la empresa funcione, pero no generan tantos réditos: hablar con proveedores, preparar facturas, etc.
Son tareas sencillas que podemos delegar. Mejor dicho, debemos delegar si queremos centrar nuestros esfuerzos en las AR, que son las que van a hacer crecer nuestra empresa y a las que sería conveniente dedicar, al menos, tres horas al día. Por otra parte, en el caso de que todavía no estemos en disposición de contratar a personas de apoyo, hemos de ser conscientes de que las BR han de ser las que menos tiempo ocupen en nuestro planning semanal.
En cualquier caso, para sobrevivir a la vorágine de deberes a la que nos enfrentamos en nuestra jornada cotidiana es esencial la organización. Marcar en nuestra agenda (a fuego y sin excusas que las trastoquen) aquellas tareas que debemos realizar para lograr todas nuestras metas. Tienen que estar muy bien definidas, ser muy claras y concretas y llevar siempre adosado el tiempo que nos va a llevar hacerlas, recordando siempre que las AR deben ser las ganadoras en el cómputo global.
En este grupo podemos diferenciar entre las AR Intangibles (crear bases de datos, listados de clientes, realizar llamadas, llevar a cabo un seguimiento de estas, buscar colaboradores, establecer rutinas y horarios, etc.) y las AR Tangibles, que son el empujón final para cerrar un acuerdo o un negocio y, en definitiva, las más importantes en las que no debemos errar. Si no dedicamos el suficiente tiempo a estas últimas, el resto de los trabajos que hemos realizado no habrá servido para nada. Se trata de algo tan sencillo como llamar a un cliente y preguntarle qué le ha parecido nuestro presupuesto, u ofertar un producto a un desconocido en el momento y el lugar precisos. Son tareas en las que tenemos que persistir.
Si nuestra meta es conseguir cinco facturas más a la semana no lo vamos a conseguir haciendo fotocopias, sino visitando a posibles clientes. Por eso estas acciones deben estar muy bien estructuradas, con un discurso previamente preparado que nos ayudará a ser más ágiles y un listado de puertas a las que llamar, priorizando aquellas que probablemente estén más interesadas en escucharnos.
La interrupción, un enemigo a abatir
Es necesario evitar todo aquello que nos distraiga de lo realmente importante, ya que cada interrupción va a robarle tiempo a las tareas más productivas y rentables. Hay que tener en cuenta que a nuestro cerebro le cuesta unos 20 minutos volver a coger el hilo de una gestión que estaba haciendo antes de desconcentrarse.
¿Qué podemos hacer para evitar estas situaciones? Por ejemplo, estipular también en nuestra agenda diaria un horario para leer y contestar emails, llamadas y mensajería instantánea. O dedicar un espacio de tiempo al día para mantener reuniones que no sean urgentes con socios y empleados.
También podemos intentar reducir los imprevistos, al menos aquellos que dependen de nuestras acciones. Para ello, hay que identificarlos y 'despegarlos' de nuestra rutina diaria. Así podremos crear hábitos y tareas repetitivas que acaben automatizando la previsión de estos imprevistos y nuestra reacción ante ellos. Puede parecernos una conducta robotizada, pero es la mejor manera para ahorrar tiempo que podremos destinar a tareas de AR dentro de nuestro horario laboral.
Entre las personas a las que he enseñado mi método, dirigido a mejorar la productividad, me he encontrado con un gran número de empresarios que se pasan el día enfrascados en su trabajo, sin poder desconectar, porque creen que es algo necesario para que su negocio tenga futuro. Antes de asumir la metodología, creían fervientemente que para garantizar el éxito profesional era obligatorio ser esclavo de su propia empresa. Nada más lejos de la realidad.
Con una buena planificación se puede sacar un trabajo óptimo e ir creciendo poco a poco dedicándole una jornada normal de 8 horas diarias. Porque para rendir también es importante tener ratos de asueto que nos hagan más felices y con los que consigamos desconectar. Tener tiempo para estar con nuestra familia y amigos, para hacer deporte y mantener nuestro cuerpo y mente sanos, para leer o ir al cine... Estas acciones también han de estar presentes en nuestra agenda, ya que nos van a ayudar a mantener la mente clara y despejada para afrontar nuestros retos futuros.
