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23/11/2018 07:18 CET | Actualizado 23/11/2018 10:38 CET

Cómo gestionar el tiempo disponible

Pixabay

El tiempo es uno de los activos más valiosos que disponemos como personas.

Sin embargo, con demasiada frecuencia, no sabemos cómo gestionarlo y administrarlo para hacer lo que realmente importa. La consecuencia es que acabamos desperdiciándolo y perdiéndonos en tareas sin sentido y sin importancia que acaban por desgastarnos y por dejarnos sin la posibilidad de hacer el trabajo y las actividades importantes y necesarias.

Ser productivo no significa hacer más cosas en menos tiempo ni tampoco estar ocupados todo el tiempo.

Eso simplemente significa que estamos muy ocupados realizando diferentes tareas. ¿Pero son las tareas que tenemos que hacer? ¿Son las que nos satisfacen como personas o como profesionales? La mayoría de las veces no.

Para solucionarlo, vamos a trabajar con una serie de técnicas que nos permiten tener un mayor control del tiempo o al menos, de cómo lo gestionamos en tareas que de verdad importan.

5 consejos para mejorar la gestión del tiempo

Fija horarios

Comienza estableciendo un horario para la realización de cada tarea. Anota en una lista todas las cosas que tienes que hacer a lo largo del día y semana y analiza cuánto tiempo necesitas o le asignas a cada una para que te dé tiempo a realizarlas todas.

Cuando asignas un horario (una hora de comienzo y una hora de finalización) a cada tarea consigues sacar más tareas adelante y sobre todo, medir la productividad, comparando los tiempos del día o semana anterior con los actuales.

Céntrate en una única tarea

Sí, es muy importante que te centres en una única tarea para conseguir ser productivo y obtener el mejor rendimiento posible.

Por ejemplo, si estás escribiendo un artículo, dedícate solo a eso. Si estás mandando un email, mándalo y después pasa a la siguiente tarea. Pero de nada sirve estar escribiendo un artículo, enviando un email, contestando al teléfono y respondiendo los mensajes de WhatsApp o de cualquier red social al mismo tiempo.

Hacer multitasking (realizar varias tareas de forma simultánea) sólo es eficiente cuando las tareas no requieren de un gran nivel de concentración o es un proceso automatizado como por ejemplo salir a andar (a modo de ejercicio) y escuchar un podcast, o estar haciendo las tareas de la casa mientras escuchamos música.

Establece periodos cortos de duración

Por mucho trabajo que tengas, es importante que no le dediques muchas horas seguidas a la misma tarea porque acabarás provocando un efecto negativo. Es mejor que le dediques periodos cortos y descanses unos minutos. Luego sigue haciendo la tarea. De esta forma, tu mente se despeja y reinicias la acción de nuevo con ganas.

Aprende a priorizar cada tarea

La priorización de tareas es quizá uno de los factores más importantes para ser productivo.

Para enseñarte a priorizar tareas, voy a utilizar la Matriz de Eisenhower y la Tríada del tiempo de Christian Barbosa.

Matriz de Eisenhower

Es necesario que clasifiques las diferentes tareas en cada uno de los cuatro cuadrantes.

Una vez clasificadas, tienes que comenzar por:

  1. Tareas importantes y urgentes: son las que tienes que hacer sí o sí.

  2. Tareas importantes y no urgentes: puedes adelantar faena haciendo parte de esta tarea ya que es importante, aunque no tengas una fecha de fin a corto plazo.

  3. Tareas no importantes pero urgentes: si tienes la posibilidad de delegar estas tareas, hazlo, pues son las que te roban tiempo y no contribuyen a algo importante. Pero si no puedes delegarlas, céntrate en aquellas más "urgentes e importantes".

  4. Tareas no importantes y no urgentes: Elimínalas o postérgalas. Aquí la procrastinación es válida.

Tríada del tiempo

Por su parte, este modelo de gestión del tiempo se basa en tres aspectos clasificados (y ordenados según relevancia) en:

  1. Actividades importantes: son las que contribuyen en tu crecimiento profesional y personal, independientemente de cuál sea el plazo.

  2. Actividades urgentes: son aquellas que tienen una fecha de finalización en breve pero no son importantes para nuestro crecimiento personal ni profesional.

  3. Actividades circunstanciales: son el resto de tareas que lo único que hacen es quitarnos tiempo.

Ahora que ya conoces los dos sistemas, utiliza el que más te interese o te apetezca. Pero céntrate en realizar cada día las tareas importantes que son de utilidad para tu vida.

Utiliza la técnica POMODORO

Por último, te quiero hablar de la técnica POMODORO, que establece períodos de actuación de entre 20 y 90 minutos como máximo.

Es cierto, que cada persona puede dedicar un tiempo diferente a la realización de una tarea sin que su productividad o concentración se vea afectada. Pero por lo general, estar realizando la misma actividad más de 90 minutos suele ser contraproducente. Sería mejor hacer un pequeño descanso de unos minutos, desconectar de la tarea, hacer algo de relajación, y retomar la actividad de nuevo con fuerza y ganas.

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