¿Cómo trabajar desde casa de manera efectiva?

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¿Cómo trabajar desde casa de manera efectiva?’ se publicó originalmente en Quora, apareció originalmente en Quora, un lugar para adquirir y compartir conocimiento y entender mejor el mundo.

Respuesta por Patricia Vera, community manager en Quora en español :

Una de las acciones que se han aplicado como medida de prevención del contagio del COVID-19 es el “home office” o trabajo desde casa.

A pesar de que no es una forma de trabajo completamente nueva, en muchos países no es parte de la cultura de trabajo habitual. Lo que me ha llevado a reflexionar las siguientes preguntas:

¿Qué tan preparadas están las empresas para implementar el “home office”?

¿Realmente brindan todos los elementos necesarios para que los colaboradores puedan cumplir con sus funciones desde casa?

¿De qué cosas soy responsable al aceptar a trabajar desde casa?

¿Qué tan preparado estoy física y emocionalmente para aceptar esta modalidad de trabajo? ¿Podré realmente seguir cumpliendo con lo mínimo requerido?

Trabajar desde casa es completamente diferente que el trabajo diario en oficina. Aunque no lo parezca, los niveles de productividad cambian y las distracciones pueden ser mucho mayores, impidiendo no solo cumplir nuestras tareas diarias, sino las metas operativas de nuestro proyecto, negocio o de la empresa para la cual estemos trabajando. Por eso el día de hoy quisiera compartir algunos consejos que me han funcionado a lo largo de varios años de trabajo remoto.

Las dos cosas más importantes a considerar al trabajar desde casa son la organización y la capacidad de concentración.

Organización

  • Organiza tu rutina: Esto involucra saber todo lo que tienes que hacer en el día, y en qué orden: desayuno, trabajo, gimnasio, dejar los niños a la escuela, ir al supermercado, etc.
  • Organiza tu trabajo: Crea tu lista diaria de tareas, en una época de contingencia es importante priorizar y definir las cosas que se necesitan seguir cumpliendo y re-agendar las que no tienen el mismo nivel de urgencia. Es importante hablar con tu equipo de trabajo y ajustar las metas y fechas de entrega a tiempos reales. Ser claros desde un inicio ahorrará mucho estrés o desperdiciar tu tiempo haciendo cosas que no se requieren en este momento.
  • Organiza tu tiempo: Define cuánto tiempo necesitarás para cada tarea y compromete a ello.
    • ¿Cuánto tiempo necesitas para contestar para tus correos?
    • ¿Cuánto tiempo requieres para terminar un reporte?
    • ¿Cuánto tiempo te tomará preparar la cena?

No te excedas en el tiempo que has separado para cada actividad. Es mucho mejor si agendas cada tarea una noche antes o al iniciar tu día. Nadie puede hacer esto por ti, tú eres el único que puede asignar un tiempo real y que realmente sabe cuánto tiempo te toma hacer cada cosa. Sé realista y procura no crear metas imposibles.

Para poder cumplir a tiempo, necesitarás dar total atención a cada actividad. Lo que me lleva la segunda parte que es la capacidad de concentración.

Capacidad de concentración

Existen muchos elementos que nos hacen perder total atención en nuestras tareas y por consecuencias nuestro tiempo. A mí me gusta dividirlas en tres:

  • Necesidades físicas. Son aquellas sensaciones que tiene nuestro cuerpo como el hambre, el sueño, la sed, etcétera. Por ejemplo, si no puedes concentrarte porque tienes hambre, desayuna o come correctamente; procura tener agua cerca de ti para mantenerte hidratado; si estás enfermo avisa a tu equipo, no te hagas el héroe es muy difícil cumplir con un trabajo de calidad bajo esas condiciones, y un trabajo mal hecho afecta a más personas que dependen de ti. Es mejor ser sincero y re-agendar el tiempo de entregas o pedir ayuda a tus colegas.
  • Hábitos limitantes. Es un conjunto de acciones que nos distraen pero de las cuales tenemos control total, me refiero a hábitos como revisar el móvil cada 5 minutos, poner atención a las notificaciones de las redes sociales, contestar un correo apenas lo recibes, o cambiar a la pista de Spotify o de tu plataforma de música preferida (te sorprenderás saber el tiempo que puede consumir el simple hecho de encontrar la “pista ideal para trabajar”). Procura mantener tu espacio de trabajo en un lugar en donde no tengas contacto visual con los alimentos o tu cama, ya que estos elementos motivan a pensar en comida aunque no tengas hambre, o te invitan a relajarte aunque no te sientas cansado. Existen muchos otros hábitos limitantes, pero me gustaría dedicar otra publicación para hablar de ellos más extensamente. De momento quiero resaltar que cuando pierdes la concentración, toma varios minutos volver a retomar el ritmo. La concentración no llega sola, no se lo puedes ordenar a tu cerebro, es algo que para llegue tienes que actuar, empieza a trabajar y comenzarás a procesar la información y será allí cuando tu cerebro pueda alcanzar el nivel de atención que necesitas para cumplir con esa tarea en el tiempo indicado.
  • Situaciones Externas. Son cosas que están fuera de nuestro control y por lo tanto no las podemos prevenir, pero sí podemos controlar la manera en la que respondemos a ellas. Ejemplos hay muchos:
    • Suspensión de la clases de los hijos
    • Enfermedad
    • Visitas inesperadas
    • Falla de la red de Internet

No puedo aconsejarte cómo actuar ante estas situaciones externas, pero si te puedo decir que cuando mantienes un orden diariamente, es mucho más fácil responder rápidamente y dar prioridad a lo que realmente merece tu atención en ese momento. Así que no esperes a vivir una situación difícil y empieza a tener un orden en tu día a día desde ahora.

BONUS-Elementos técnicos

  • Los elementos técnicos son las cosas mínimas que necesitas para poder trabajar desde casa:
  • Conexión a Internet: ¿Tienes Internet en casa? ¿Tu capacidad de conexión es suficiente para cumplir tu trabajo?
  • Laptop: ¿Podrás llevarte la laptop a tu hogar? ¿El software funcionan bien desde casa? ¿Necesitarás un VPN?
  • Escáner o impresora. Si no tienes estos elementos y son parte de tu trabajo debes reportarlo a la empresa, si ellos no te lo lo pueden dar deberán pensar juntos en un plan B antes de comenzar tu periodo de home office.
  • Audífonos: Son imprescindibles, para tener comunicación a distancia, participar en juntas y resolver problemas de manera remota. Vale la pena invertir en ellos.
  • Software para videoconferencias: Existen muchos, escoge el que mejor se adapte a tus necesidades o a las de tu equipo. Por lo general las empresas suelen designar una plataforma oficial para las juntas remotas, pero si no es así, es el momento ideal para elegir una y asegurarse que funciona en todos los dispositivos de los colaboradores y que a su vez, ellos sepan utilizarlo.
  • Saber recibir instrucciones por correo. Sí, es un arte y muchas personas están acostumbradas a juntas persona a persona, por lo tanto leer instrucciones puede ser un reto. Aprende también a responder y a crear preguntas claras y a mejorar tu ortografía para evitar confusiones. Por favor evita crear largas cadenas innecesarias.

Espero que éstas recomendaciones puedan ser útiles en esta época de contingencia. Si tienes alguna recomendación que nos desees compartir por favor agrégalo en la sección de comentarios. Me dará mucho gusto aprender nuevas técnicas para mejorar la productividad trabajando desde casa.

Esta pregunta apareció originalmente en Quora, un lugar para adquirir y compartir conocimiento, capacitando a la gente a aprender unos de otros y comprender mejor el mundo. Puedes seguir a Quora en Twitter y Facebook. Más preguntas: