Cómo cambiar de un programa de facturación a otro sin perder el histórico

Cambiar de programa de facturación sin perder el histórico es posible si exportas bien los datos del programa antiguo y los importas en el orden correcto en el nuevo. El error más común es empezar por las facturas en lugar de por los contactos, lo que rompe la vinculación entre cada factura y su cliente. Si todavía estás decidiendo a qué programa cambiar, antes de seguir conviene revisar la comparativa de los mejores programas de facturación para autónomos y pymes. Una vez tengas claro el destino, estos cinco pasos te permiten migrar todo el histórico en menos de una hora.

Paso 1: Exporta todos tus datos del programa actual

Lo primero es sacar del programa antiguo toda la información en un formato que se pueda volver a importar. La mayoría de programas permiten exportar en CSV o Excel desde su sección de ajustes o configuración. Necesitas exportar, como mínimo, tres conjuntos de datos: el listado de contactos (clientes y proveedores con sus NIF, direcciones y datos de contacto), el catálogo de productos o servicios, y el histórico completo de facturas emitidas. Si tu programa lo permite, exporta también las facturas recibidas y los presupuestos. Guarda cada exportación en un archivo separado y con un nombre claro. Este es el momento de comprobar que no falta ningún año del histórico.

Paso 2: Comprueba qué formatos acepta el programa nuevo

Antes de subir nada, verifica que el formato de tus exportaciones coincide con lo que el nuevo programa espera recibir. Casi todos aceptan CSV y Excel, pero el orden y el nombre de las columnas importa. Lo más práctico es descargar la plantilla de importación oficial del nuevo programa y comparar sus columnas con las de tu exportación. Si las columnas no coinciden, tendrás que reordenarlas o renombrarlas en tu archivo antes de importar. En Holded, por ejemplo, las plantillas de importación están en Configuración, Importación y Descargar plantilla, una para contactos y otra para facturas, lo que te ahorra adivinar el formato correcto.

Paso 3: Importa primero los contactos, nunca al revés

Este es el paso donde más gente se equivoca. Tienes que importar los contactos antes que las facturas, porque cada factura se vincula a un cliente que debe existir ya en el sistema. Si importas las facturas primero, el programa no encuentra a quién asignarlas y se rompe la vinculación. Sube el archivo de contactos, revisa que el programa asocia bien cada columna (nombre con nombre, NIF con NIF) y confirma la importación. Comprueba que el número de contactos importados coincide con el de tu archivo original antes de pasar al siguiente paso. Un descuadre aquí se arrastra a todo lo demás.

Paso 4: Importa el histórico de facturas y ajusta la numeración

Con los contactos ya cargados, importa el histórico de facturas. Al revisar el mapeo de columnas, asegúrate de que el nombre o el NIF del cliente en cada factura coincide exactamente con el contacto importado en el paso anterior. Un acento, un punto o una abreviatura distinta impiden la vinculación. Importa primero un lote pequeño de diez facturas para comprobar que todo encaja antes de subir el histórico completo. Después, configura la numeración para que las facturas nuevas continúen donde lo dejaste: si tu última factura fue la 2026/214, ajusta el programa para que la siguiente sea la 2026/215 y no se rompa la serie correlativa que exige Hacienda.

Paso 5: Verifica que los totales cuadran antes de dar de baja el programa antiguo

No canceles la suscripción al programa antiguo hasta haber comprobado que todo cuadra. Compara el total facturado del último ejercicio en ambos programas, hasta el último euro. La mayoría de programas tienen un informe de resumen de ingresos o una cuenta de resultados donde ver esa cifra de un vistazo. Si hay diferencias, casi siempre se debe a facturas que no se vincularon bien a su contacto durante la importación. Corrige esas facturas una a una desde el programa nuevo. Solo cuando los totales coincidan exactamente, archiva el acceso al programa antiguo como copia de seguridad y empieza a trabajar únicamente desde el nuevo. En Holded, además, puedes mantener el histórico importado mientras la contabilidad automatizada empieza a generar los asientos de las facturas nuevas desde el primer día.

Qué hacer si el nuevo programa no acepta tu exportación

Si el programa antiguo solo exporta en PDF o en un formato cerrado que el nuevo no reconoce, tienes dos opciones. La primera es buscar en los ajustes una exportación avanzada o una API, que muchos programas esconden en secciones de desarrollador. La segunda, si el volumen no es enorme, es introducir manualmente el histórico imprescindible: normalmente basta con el ejercicio en curso y el anterior para tener cubierta cualquier comprobación de Hacienda. El resto puedes conservarlo como PDF archivado. Cuando termines la migración, te puede interesar también la guía sobre cómo presentar el modelo 303 del IVA desde tu programa de facturación, para cerrar bien el primer trimestre con la herramienta nueva.