Creías que la factura electrónica era cosa de grandes empresas: así va a cambiar el día a día de millones de autónomos
La Ley Crea y Crece obliga a que las operaciones entre empresas y profesionales se documenten con factura electrónica.
Hasta hace poco, muchos autónomos pensaban que la factura electrónica era un invento para multinacionales con departamentos de informática. Algo lejano, de grandes volúmenes y software carísimo. Mientras tanto, seguían con su talonario, su Excel de toda la vida y la carpeta que va y viene a la gestoría cada trimestre.
La realidad es que el calendario ha empezado a moverse en otra dirección. La Ley Crea y Crece obliga a que las operaciones entre empresas y profesionales se documenten con factura electrónica, con una implantación progresiva según el tamaño de cada negocio. Primero las que facturan más, después todas las demás, incluidos los autónomos.
En paralelo, Hacienda está desplegando sistemas como Verifactu y una solución pública de facturación para controlar mejor los registros y plazos de pago. El mensaje de fondo es claro: el papel pierde protagonismo, el dato digital manda.
En ese contexto, informarse sobre factura electrónica ya no es opcional. Herramientas especializadas te permiten gestionar este cambio de forma menos traumática y entender qué implica pasar a factura electrónica en tu día a día como autónomo.
Qué es realmente la factura electrónica (y qué no es)
No todo lo que viaja por email es factura electrónica. Mandar un PDF generado en Word o Excel por correo puede ser cómodo, pero no significa cumplir la nueva normativa.
De forma simple, una factura electrónica es:
• Una factura en formato digital estructurado, no una imagen ni un simple PDF.
• Emitida a través de un software de facturación que genera ficheros con una sintaxis estándar (Facturae, UBL, etc.).
• Capaz de intercambiarse y leerse automáticamente entre diferentes sistemas, incluyendo la solución pública de Hacienda.
Además, no hay que confundir:
• Factura electrónica (Ley Crea y Crece): se centra en cómo se emite, envía y se registra la factura entre empresas.
• Verifactu (Ley Antifraude): se centra en que los sistemas de facturación sean trazables y, si se escoge el modo “sí Verifactu”, envíen en tiempo casi real los registros a la Agencia Tributaria.
Son piezas que encajan, pero no son exactamente lo mismo.
Por qué un autónomo normal tiene que preocuparse ya
No hace falta facturar millones para que esto te afecte. De hecho, los cambios están pensados precisamente para el terreno donde más cuesta cobrar: el de las pymes y autónomos.
Algunas claves:
• La factura electrónica B2B será obligatoria en plazos que, tomando como referencia el reglamento, se mueven en una horquilla de uno a dos años para empresas, con tiempos extra para ciertos reportes en el caso de autónomos.
• La idea es reducir la morosidad, controlar mejor cuándo se emite y se paga cada factura y dar más transparencia a la relación entre negocios.
• La Agencia Tributaria trabaja en una solución pública de facturación electrónica para quien no quiera o no pueda usar software privado, aunque será limitada y pensada para casos sencillos.
¿Traducción al lenguaje autónomo? Si facturas a otras empresas o profesionales, tarde o temprano tendrás que emitir tus facturas en formato electrónico válido y reportarlas por los cauces que marque la norma.
Del papel al píxel: cómo cambia tu día a día
Más allá de las leyes, lo importante es entender qué cambia, de lunes a viernes, en la vida de un autónomo cuando trabaja con factura electrónica.
1. Cómo emites las facturas
Antes:
• Plantilla de Word o Excel.
• Talonario manual.
• Números apuntados “a ojo” o en una libreta.
Con factura electrónica:
• Creas la factura en un programa homologado.
• El sistema asigna la numeración y calcula impuestos.
• Se genera un fichero electrónico estándar que puedes enviar a tu cliente y, si procede, a la solución pública.
2. Cómo las envías y quién las ve
Antes:
• Correo con un PDF adjunto.
• A veces incluso foto de una factura en papel.
Con factura electrónica:
• El envío puede seguir siendo por email, pero el formato de fondo es electrónico estructurado, legible por el sistema de tu cliente.
• En determinados casos, el software reporta la factura o su estado de pago a Hacienda, de forma automática.
3. Cómo archivas y recuperas información
Antes:
• Carpetas en papel, discos duros, USB, correos dispersos.
• Búsquedas manuales cuando el gestor pide algo o hay una duda.
Con factura electrónica:
• Todo queda en el sistema de facturación y en la solución pública, accesible por fecha, cliente, importe o estado.
• Recuperar una factura vieja deja de ser una búsqueda del tesoro y pasa a ser cuestión de segundos.
4. Cómo controlas plazos de cobro
Uno de los motivos de la Ley Crea y Crece es controlar mejor la morosidad entre empresas. Si los estados de las facturas (aceptada, pagada, rechazada) se registran, será más difícil esconder retrasos crónicos.
Para ti, eso significa:
• Poder seguir de forma más objetiva qué te deben y desde cuándo.
• Tener argumentos más sólidos cuando reclamas un pago.
• Menos excusas del tipo “no me llegó la factura”.
Verifactu, solución pública y otros nombres que vas a oír mucho
En los próximos meses se repetirán tres términos una y otra vez:
• Factura electrónica: el formato digital de tus facturas B2B, obligatorio por la Ley Crea y Crece, con un calendario ligado al reglamento técnico.
• Verifactu: la exigencia de que tu software de facturación garantice integridad y trazabilidad y, si eliges el modo más estricto, envíe los registros en tiempo casi real a la Agencia Tributaria, con sanciones importantes si no se cumple.
• Solución pública de facturación electrónica: el sistema gratuito de Hacienda para emitir y recibir facturas, pensado como red básica y punto de encuentro de todos los softwares privados.
La combinación de las tres piezas hace que tenga cada vez menos sentido seguir facturando con herramientas caseras que no vayan a poder conectarse ni cumplir los requisitos.
Cómo empezar con la factura electrónica sin volverte loco
La buena noticia: no tienes que hacerlo todo de golpe ni convertirte en experto.
1. Toma conciencia de dónde estás
Hazte estas preguntas por escrito:
• ¿Facturas sobre todo a particulares, a empresas o a las dos cosas?
• ¿Usas ya un programa de facturación o tiras de plantillas caseras?
• ¿Tu cliente típico es pequeño o forma parte de cadenas más grandes que te pueden exigir formatos concretos?
Cuanto mejor conozcas tu punto de partida, más fácil será elegir el siguiente paso.
2. Habla con tu asesoría
Antes de probar cualquier cosa:
• Pregunta a tu gestor cómo piensa adaptarse él.
• Averigua si ya trabaja con ciertos programas y cuáles recomienda.
• Pregunta qué va a necesitar de ti cuando el calendario de la factura electrónica se active.
Su respuesta te dará pistas muy valiosas sobre qué herramientas se integran mejor con su forma de trabajar.
3. Elige un software que vaya a estar preparado
Más allá del diseño, fíjate en si el proveedor:
• Habla expresamente de factura electrónica B2B y de conexión con la solución pública.
• Explica cómo va a gestionar los requisitos de Verifactu.
• Ofrece actualizaciones ligadas a los cambios normativos.
No se trata solo de que hoy emita facturas bonitas, sino de que mañana pueda seguir cumpliendo con la ley sin que tú tengas que rehacer todo el sistema.
4. Haz una “prueba piloto” con una parte de tu facturación
En lugar de migrar toda tu operativa un lunes cualquiera:
• Empieza con uno o dos clientes de confianza.
• Emite tus primeras facturas electrónicas con calma.
• Revisa con ellos si las reciben bien y las pueden procesar.
Ese mini piloto te permitirá ajustar plantillas, textos y procesos antes de generalizarlo al resto.
5. Marca una fecha a partir de la cual todo será electrónico
Igual que con cualquier cambio importante, ayuda tener una fecha clara:
• Por ejemplo, “a partir del 1 de enero del año que viene todas las facturas B2B saldrán ya como factura electrónica desde el programa”.
• Si necesitas, mantén un periodo de convivencia, pero con una fecha de final efectivo para el papel.
Cuanta menos ambigüedad, menos excusas para volver al Excel o al talonario en días de prisa.
Miedos típicos de los autónomos… y la parte que no se cuenta tanto
“No tengo tiempo para aprender nada más”
Lo que no se suele sumar es el tiempo que se pierde hoy en arreglar errores, rehacer facturas, buscar papeles o explicar al gestor por qué falta un documento. Un sistema mínimamente automatizado reduce buena parte de ese desgaste.
“Si Hacienda lo ve todo, me van a vigilar mucho más”
La realidad es que el objetivo de fondo es el control de la economía sumergida y la morosidad estructural. Si facturas lo que debes y lo declaras, tener registros más claros suele jugar a tu favor cuando hay dudas.
“Mi negocio es muy pequeño, no creo que vayan conmigo”
Precisamente las normas de factura electrónica se enfocan en que todas las empresas y autónomos que operan entre sí entren en el circuito digital, no solo las grandes. Los plazos cambian, pero el destino es el mismo.
“Esto será otra moda y luego lo aplazarán”
Puede haber ajustes en fechas, pero la dirección está clara desde hace años: menos papel, más dato estructurado. Apostar por que todo se frene no parece una estrategia muy sólida.
Preguntas frecuentes sobre factura electrónica para autónomos
¿La factura electrónica será obligatoria para todos los autónomos?
Según la Ley Crea y Crece, la factura electrónica se extenderá a las operaciones entre empresas y profesionales con un calendario que depende de un reglamento técnico. La idea es que primero entren las empresas grandes y después las pequeñas y los autónomos, con plazos más amplios para estos últimos, pero afectando a todos los que operan en B2B.
Si trabajo sobre todo con particulares, ¿también tengo que adaptarme?
El foco principal está en operaciones entre empresas y profesionales. Si facturas mayoritariamente a particulares, el impacto puede ser menor al principio, pero si tienes una parte relevante de clientes empresa, tendrás que poder emitir facturas electrónicas en los formatos requeridos para no quedarte fuera de determinados contratos o proveedores.
¿Podré seguir usando mi programa actual de facturación?
Dependerá de si tu programa decide adaptarse. Muchos proveedores están trabajando para ser compatibles con la solución pública y con Verifactu. En la práctica, tendrás que asegurarte de que el software que uses pueda generar factura electrónica en los formatos exigidos y, si toca, enviar la información que Hacienda pida.
¿La solución pública de Hacienda será suficiente para mí?
La solución pública está pensada como un mínimo común denominador, útil para casos sencillos o para quien emite pocas facturas. Si tu actividad tiene algo más de volumen o necesitas integrar facturación con otros procesos del negocio, probablemente te resulte más cómodo trabajar con un software privado que ya se conecte a esa plataforma.
¿Qué pasa si no cumplo los requisitos cuando llegue la fecha?
Las normas prevén sanciones por no adaptarse, tanto en el ámbito de la factura electrónica como en el de Verifactu, que pueden ser significativas si se considera que estás usando software no conforme o si no reportas como deberías. Más allá de la multa, el riesgo está en quedarte fuera de la red de facturación que usarán tus clientes habituales.
El salto a la factura electrónica no va solo de cumplir con una obligación legal, también de ordenar mejor tu negocio, cobrar con más control y perder menos tiempo en tareas administrativas. El cambio parece grande cuando se mira desde lejos, pero si se descompone en pasos asumibles y se elige bien la herramienta, termina siendo menos traumático que seguir encadenando cierres de trimestre con la sensación de ir siempre un paso por detrás.
