Una empresa pierde 30.000 euros por un error en el pago de las vacaciones a sus empleados y se justifica: "Todo se resolvió amistosamente"
Según explican, "la confianza es clave", y en base a esta idea, tomaron la decisión de qué hacer.
Un simple desajuste en el cálculo de nóminas puede convertirse, con el paso de los años, en un agujero económico considerable. Eso es exactamente lo que le ocurrió a Sysart Oy, una empresa finlandesa especializada en formación, que durante varios ejercicios pagó de más las vacaciones a parte de su plantilla sin darse cuenta. El caso lo hizo público su fundador, Petri Mäenpää, a finales de diciembre a través de LinkedIn.
El problema salió a la luz en otoño de 2025, cuando la empresa detectó una anomalía en el pago de salarios. Al revisar los datos con más detalle, quedó claro que el error no era reciente: se remontaba al menos a 2022 y afectaba especialmente a los trabajadores que cobraban a comisión.
Un error que pasó desapercibido durante años
Según explica Mäenpää, el origen del fallo estuvo en una combinación de supuestos incorrectos y errores de cálculo por parte del asesor de nóminas de la gestoría externa. El sistema utilizaba un salario medio mal calculado como base para determinar las vacaciones de los empleados a comisión, lo que provocó pagos inflados de forma sistemática.
“Había errores individuales claros, pero también un fallo estructural que se repetía año tras año”, señala el empresario. Para cada trabajador, el exceso podía parecer asumible —en algunos casos, cantidades de cuatro cifras—, pero al acumularse durante varios ejercicios y afectar a varias personas, el impacto se disparó.
En Sysart Oy, el proceso de nóminas funcionaba de la siguiente manera: la gestoría calculaba los salarios y los enviaba a la empresa para su validación final. Y ahí entra la parte de responsabilidad compartida.
Sospechas que no llevaron a una solución inmediata
Mäenpää reconoce que algo no terminaba de cuadrar desde hacía tiempo. En más de una ocasión, los importes sorprendieron a la dirección, pero no lograron identificar con claridad dónde estaba el fallo.
"Pensábamos que había algo raro, pero no sabíamos exactamente qué", explica. Fue solo cuando se detectó un error de mayor magnitud cuando decidieron recalcular las nóminas por su cuenta y revisar todo el historial.
Ese proceso resultó especialmente complejo:
- Fue necesario rehacer todas las transacciones salariales desde 2022.
- Se analizaron cuatro años completos de nóminas.
- Cada corrección individual era pequeña, pero el patrón se repetía.
El resultado final fue contundente: la auditoría interna reveló que se habían pagado más de 30.000 euros de más en salarios y vacaciones.
“Una cantidad que se notaría en los resultados”
"Es una suma considerable", admite Mäenpää. "Si hubiéramos tenido que asumirla de golpe, se habría reflejado claramente en las cuentas de la empresa". Aun así, la compañía optó por una solución negociada con la firma contable.
Tras una conversación detallada, ambas partes reconocieron errores. La gestoría aceptó su parte de responsabilidad y acabó devolviendo a Sysart Oy una parte del dinero pagado de forma incorrecta. Pese a lo ocurrido, la empresa decidió no cambiar de proveedor.
"Todos cometemos errores. Lo importante es cómo se gestionan cuando salen a la luz",, resume el empresario. El asunto se cerró de forma amistosa y con el compromiso de extremar los controles en el futuro.
No reclamar el dinero a los empleados
Una de las decisiones más llamativas fue la de no reclamar los salarios cobrados de más a los trabajadores, a pesar de que, legalmente, habría sido posible hacerlo. Sysart Oy optó por asumir el coste.
Las razones fueron varias:
- Los empleados no habían cometido ningún error.
- Demostrar legalmente que los pagos eran incorrectos no habría sido sencillo.
- El proceso podría haber dañado la reputación de la empresa.
"Nos dedicamos a la formación. La confianza es clave", apunta Mäenpää. Para la dirección, recuperar el dinero no compensaba el impacto negativo que podría tener en el clima laboral y en la imagen pública.
Reacciones en redes sociales
Tras compartir la experiencia en LinkedIn, Mäenpää recibió numerosos comentarios, en su mayoría positivos. Algunos usuarios valoraron la transparencia y la forma en que la empresa asumió responsabilidades. Sin embargo, también hubo reacciones inesperadas.
"Me sorprendió que algunos comentaran que otros empleados también deberían haber recibido pagos extra", cuenta. "No fue algo intencionado".
El caso se ha convertido en un ejemplo claro de cómo un pequeño error administrativo, si no se detecta a tiempo, puede crecer silenciosamente hasta convertirse en un problema serio. Y también de cómo gestionarlo sin que el coste económico se transforme en un daño mayor para la empresa.
