Cuenta atrás para la facturación obligatoria en Verifactu: lo que cambia para empresas y autónomos

El nuevo sistema de facturación adaptado a la normativa de lucha contra el fraude fiscal, el conocido como Verifactu, comenzará a ser obligatorio para todas las empresas y autónomos que utilicen software de facturación a partir del próximo año. 

Estas son algunas claves.

¿Qué es Verifactu?

Con el término Verifactu se alude al reglamento que regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación para adaptarse a la ley de lucha contra el fraude de 2021.

De acuerdo a la nueva normativa, los sistemas informáticos de facturación tienen que incorporar medidas de seguridad y control para que, al emitir cada factura, se genere un registro -con el contenido de la propia factura y datos informáticos- que quede guardado sin posibilidad de modificación ni borrado, lo que garantiza su trazabilidad, así como un código QR para facilitar su lectura.

¿A quiénes afectan las nuevas obligaciones?

A todos los empresarios y profesionales, ya sean personas físicas o jurídicas, que utilicen sistemas informáticos de facturación (es decir, un software que admite la entrada de información, expide facturas, las conserva y las procesa). Esto implica que quedan exentos las empresas y profesionales que no emiten facturas y aquellos que lo hacen manualmente.

Tampoco se aplica a los negocios adscritos al suministro inmediato de información (que ya remiten información de facturación a la Agencia Tributaria) ni a los residentes en País Vasco y Navarra (que tienen sus propios sistemas).

¿Qué va a suponer este cambio para las empresas y profesionales?

Las empresas y profesionales tendrán que sustituir su actual software de facturación por uno adaptado a la nueva normativa y serán estos proveedores los que tendrán que garantizar que se cumple la ley, sin que la operativa diaria se vea afectada.

Las empresas y profesionales que actualmente no utilizan software de facturación no tendrán que hacer nada.

¿Cuándo entra en vigor?

La obligación de estar adaptados a la nueva normativa arranca el 1 de enero de 2026 para quienes tributen en el impuesto de sociedades y el 1 de julio para el resto.

Desde el pasado 29 de julio, los proveedores de software no pueden ofrecer sistemas que no estén adaptados al nuevo reglamento.

¿Dónde se guardan los registros de facturación?

El reglamento prevé dos posibilidades:

Modalidad con verificación de facturas o Verifactu: el sistema de facturación remite automáticamente el registro de cada factura a la Agencia Tributaria, que será la que se responsabilice de su conservación y custodia.

Modalidad de facturas no verificables o no Verifactu: el sistema de facturación tiene que almacenar los registros de facturación garantizando su integridad, conservación y trazabilidad, de las que son responsables.

En el caso de operadores pequeños que no necesiten disponer de un sistema informático de facturación, podrán utilizar la plataforma gratuita de la Agencia Tributaria para elaborar sus facturas, que genera registros de tipo Verifactu y que está disponible desde esta semana.

¿Qué modalidad recomienda la Agencia Tributaria?

La Agencia Tributaria recomienda optar por la modalidad Verifactu porque, al tener acceso a todos datos de facturación, ya no necesitará requerir facturas para hacer comprobaciones y puede ofrecer mejores servicios de asistencia, por ejemplo para rellenar los libros registro. Además, se evitan muchos de los requisitos de seguridad adicionales de la modalidad no Verifactu, como la firma electrónica o el registro de eventos.

¿Cómo se puede comprobar el contenido del registro de facturación?

Cada factura incluirá un código QR desde el que se puede acceder a toda la información del registro y con el que tanto el proveedor como el cliente podrán, además, saber si ya está enviada a la Agencia Tributaria (verde), si no lo está porque se ha optado por la modalidad no Verifactu (amarilla) o si no es un registro de facturación (gris).

¿Hay sanciones en caso de incumplimiento?

Sí, tanto para proveedores como para usuarios. Los proveedores que fabriquen, produzcan o comercialicen sistemas informáticos no adaptados a la normativa se arriesgan a una multa de 150.000 euros fijos por ejercicio y la tenencia de estos sistemas está sancionada con 50.000 euros por ejercicio.

¿El registro de facturación es lo mismo que la factura electrónica?

No, se trata de dos cuestiones completamente distintas, con diferentes plazos y objetivos. La factura electrónica nace de la ley Crea y Crece con el objetivo de combatir la morosidad, afectará solo a ciertas operaciones y su entrada en vigor está prevista para 2027 o 2028, solo para quienes facturen más de 8 millones de euros.